SCHALLER & CIE Fiduciaire Sàrl

Services proposés :
SCHALLER & CIE Fiduciaire Sàrl propose des services dans le domaine fiduciaire et communicationnel, tels que :

• la comptabilité,
• l’établissement des déclarations fiscales pour les personnes morales et physiques,
• la gestion des salaires et des assurances sociales,
• les services administratifs,
• les services informatiques,
• les services publicitaires.

Protection des données :
La présente déclaration relative à la protection des données décrit le traitement des données personnelles, en particulier quelles données sont collectées et à quelles fins. Elle décrit la transmission des données, la période de conservation et les droits des personnes concernées.

Définition :
Les données personnelles sont des informations qui concernent une personne physique identifiée ou identifiable. Le traitement des données est fonction de la situation et comprend toute opération relative aux données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage et la destruction des données.

Nous collectons et traitons les informations personnelles afin de réaliser nos engagements professionnels, conformément à la loi et à nos obligations. La collecte, le traitement et l’utilisation des données personnelles sont soumises à la Loi fédérale sur la protection des données.

Nous collectons les données personnelles de manière transparente et dans le respect des principes de proportionnalité et de finalité. Les données ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaires à l’accomplissement de nos tâches et de nos obligations.

Objectif :
Nous traitons les données personnelles qui sont nécessaires à la réalisation de notre travail. Notamment afin de :

• administrer nos mandats,
• réaliser nos engagements contractuels vis-à-vis de nos clients, collaborateurs, fournisseurs,
• informer et améliorer la qualité de nos services,
• respecter des obligations légales,
• réaliser des sites internet,
• envoyer des newsletters,
• réaliser des actions publicitaires,
• collecter et analyser les statistiques.

Quelles données sont traitées :
Les données collectées sont toujours proportionnelles à l’objectif professionnel recherché. Ces données peuvent avoir un caractère général ou sensible, tels que nom, prénom, courriel, sexe, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, nationalité, profession, numéro AVS, données salariales, données mobilières, immobilières, comptables, fiscales.

En fonction du type de mandat, nous traitons également des données personnelles liées à la santé, la religion, les poursuites et les faillites. Ces données sont traitées dans le cadre de nos prestations. Il s’agit principalement de données de nos clients, mais elles peuvent également concerner des tiers, comme des personnes de contact ou des personnes qui ont une relation contractuelle avec nos clients. Nos clients peuvent donc se référer à la présente déclaration, mais ils doivent prendre les mesures nécessaires pour se conformer à la loi sur la protection des données.

Dans le cadre de nos activités communicationnelles, nous pouvons également avoir accès à des photos et vidéos.

D’où proviennent les données traitées :
En principe, les données sont communiquées et mises à disposition directement par nos clients, mais elles peuvent également provenir d’autorités ou de tiers.

Données liées à la communication :
Les réunions en ligne que nous organisons sont réalisées en principe avec des solutions telles que Microsoft Teams ou Zoom. Pour la communication par téléphone, courriel, par le biais d’une solution de collaboration ou par chat, nous, et si nécessaire nos prestataires de services correspondants, pouvons traiter les données personnelles suivantes :

• données de contact et données de base ;
• données relatives à la communication telles que l’heure et la durée de la communication ;
• enregistrements de visioconférence, si nécessaire.

Nous traitons ces données personnelles afin de fournir et d’améliorer nos prestations de services.

Collaborateurs :
Les données suivantes sont traitées dans le cadre de la gestion du personnel et servent à l’exécution de la relation contractuelle. Elles sont en principe fournies par les collaborateurs :

• données de contact et données de base,
• données relatives aux assurances sociales,
• état civil et informations relatives aux enfants,
• date d’embauche, fonction, salaire, contrat de travail,
• lettre de motivation, CV, certificats de travail, diplômes, évaluation des entretiens d’embauche, références,
• coordonnées bancaires,
• si imposition à la source : confession, permis de séjour, informations sur d’autres activités professionnelles, revenus acquis en compensation,
• enregistrement du temps et des vacances,
• informations sur les maladies, accidents, congés de maternité ou de paternité, service militaire ou protection civile,
• extraits du casier judiciaire et du registre des poursuites.

Les dossiers de candidature qui n’aboutissent pas à une embauche sont supprimés à l’issue de la procédure de candidature, à moins que nous n’ayons obtenu l’autorisation de les conserver.

Fournisseurs et divers :
Nous traitons les données personnelles suivantes des partenaires commerciaux dans le cadre des obligations :

• données de contact et données de base,
• coordonnées bancaires,
• informations contractuelles : collaborateurs responsables, conseillers, prestations.

Les périodes de conservation légales en vertu du droit commercial et fiscal s’appliquent.

Site internet et logfiles :
Notre site Internet peut être utilisé sans enregistrement formel, mais le serveur peut collecter des informations sur l’utilisateur à chaque consultation. Celles-ci sont sauvegardées temporairement dans les fichiers journaux du serveur. Il n’est cependant pas possible d’attribuer ces informations à une personne précise. Les fichiers journaux contiennent les informations suivantes :

• la date, l’heure d’accès et la quantité de données,
• le navigateur utilisé et le système d’exploitation,
• le nom de domaine du fournisseur,
• la page d’origine,
• la requête de recherche,
• l’adresse IP.

La collecte de ces données est nécessaire à la stabilité et à la sécurité du site Internet, elles sont utilisées pour analyser l’utilisation du site et l’améliorer.

Cookies :
Le site internet peut utiliser des cookies et technologies similaires pour améliorer la navigation sur le site. Ce sont des fichiers textes qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permettent d’analyser l’utilisation. Ils facilitent la présentation de notre site Internet et vous aident à naviguer sur notre site. Les cookies collectent des données telles que :

• l’adresse IP,
• le site Internet à partir duquel vous nous rendez visite,
• le type d’appareil utilisé.

Sécurité et prétentions :
Les données personnelles susmentionnées peuvent être utilisées afin de garantir la sécurité et de faire valoir les droits, et à cet effet, les transmettre à des tiers tels que des tribunaux ou offices.

Période de conservation :
Les données personnelles sont conservées aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, pendant les durées de conservation légales ou contractuelles, et aussi longtemps qu’un intérêt prépondérant à les conserver existe. Les données sont ensuite effacées.

Sécurité des données :
Les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées sont prises pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Ces mesures comprennent des solutions de sécurité informatique et de réseau, des restrictions d’accès, le cryptage des supports de données et de leur transmission, des instructions, formations et contrôles.

Les données sont sauvegardées dans les applications et logiciels que nous utilisons. Les données sont généralement sauvegardées sur des serveurs situés en Suisse. Dans des cas particuliers et par certaines applications (Teams, Zoom), des données peuvent être sauvegardées à l’étranger, il faut alors se référer aux règles énoncées par les concepteurs des dites applications.

Si des tiers ont accès à nos données, des mesures particulières, qui sont régies par le contrat de sous-traitance, sont prises.

Réseaux sociaux :
Des boutons de partage peuvent être proposés pour utiliser des plug-ins sociaux de tiers (LinkedIn, Twitter). Le partage du contenu sur les réseaux transmet des données au prestataire correspondant. Les plug-ins sont identifiés par le logo ou le nom du prestataire.

Transmission et transfert des données :
Dans le cadre de nos prestations, nous pouvons, avec votre accord, transmettre des données personnelles à des tiers si cela est nécessaire pour fournir la prestation concernée, remplir l’objectif du contrat ou préserver notre intérêt légitime, ou si nous y sommes tenus par la loi.

Les catégories suivantes de destinataires peuvent recevoir des données :

• prestataires de services : sociétés de services informatiques, fournisseurs d’hébergement, fournisseurs, conseillers, avocats, compagnies d’assurance,
• tiers dans le cadre de nos obligations légales ou contractuelles, autorités fiscales, institutions gouvernementales, tribunaux.

Les tiers que nous mandatons contractuellement sont engagés à respecter la protection des données et à ne traiter les données que dans le but indiqué.

Nos prestataires sont pour la plupart situés en Suisse. Si un transfert de données vers un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat s’avère nécessaire, il sera effectué sur la base des clauses contractuelles standard.

Droit à l’information :
Toute personne peut demander des renseignements sur les données qui la concernent, ainsi que sur l’origine, le destinataire et la finalité de la collecte et du traitement des données. Existe également le droit de demander la rectification, le blocage, l’effacement et le transfert des données.

Les données conservées en vertu de dispositions légales ou nécessaires à la gestion des affaires ne peuvent et ne doivent pas être effacées. Si les données ne sont pas concernées par une obligation légale d’archivage ou par notre intérêt prépondérant de conservation, elles seront supprimées sur demande. Si l’obligation d’archivage s’applique, les données seront conservées pendant la durée nécessaire.

En cas de litige, les droits peuvent être exercés en justice et une plainte peut être déposée auprès de l’autorité de protection des données compétente.

Responsabilité et contact :
Nous sommes responsables du traitement des données conformément à la présente déclaration relative à la protection des données, sauf disposition contraire. Les demandes concernant la protection des données peuvent être envoyées par courrier à :
SCHALLER & Cie Fiduciaire Sàrl,
Avenue Théodore-Weber 34, 1208 Genève,
ou par e-mail : contact@schaller-ge.ch.

Pour les questions concernant une personne en particulier, les demandes de rectification ou une demande de suppression, une copie de la carte d’identité ou du passeport permettant d’identifier l’utilisateur doit être jointe à la demande.