SCHALLER & CIE Fiduciaire Sàrl

Oferowane usługi:
SCHALLER & CIE Fiduciaire Sàrl oferuje usługi w zakresie usług fiducjarnych i komunikacyjnych, takie jak:

• księgowość,
• sporządzanie deklaracji podatkowych dla osób prawnych i fizycznych,
• zarządzanie wynagrodzeniami i ubezpieczeniami społecznymi,
• usługi administracyjne,
• usługi informatyczne,
• usługi reklamowe.

Ochrona danych:
Niniejsza deklaracja dotycząca ochrony danych opisuje przetwarzanie danych osobowych, w szczególności, jakie dane są zbierane i w jakim celu. Opisuje również przekazywanie danych, okres przechowywania oraz prawa osób, których dane dotyczą.

Definicja:
Dane osobowe to informacje dotyczące osoby fizycznej, która jest zidentyfikowana lub możliwa do zidentyfikowania. Przetwarzanie danych zależy od sytuacji i obejmuje wszelkie operacje związane z danymi osobowymi, bez względu na używane środki i metody, w tym zbieranie, przechowywanie, wykorzystywanie, modyfikowanie, komunikowanie, archiwizowanie i niszczenie danych.

Zbieramy i przetwarzamy dane osobowe w celu realizacji naszych zobowiązań zawodowych, zgodnie z prawem i naszymi obowiązkami. Zbieranie, przetwarzanie i wykorzystywanie danych osobowych podlega ustawie o ochronie danych osobowych.

Zbieramy dane osobowe w sposób przejrzysty, z poszanowaniem zasad proporcjonalności i celu. Dane są przetwarzane tylko w zakresie i przez czas niezbędny do realizacji naszych zadań i obowiązków.

Cel:
Przetwarzamy dane osobowe, które są niezbędne do realizacji naszej pracy, w szczególności w celu:

• zarządzania naszymi mandatami,
• realizacji zobowiązań umownych wobec naszych klientów, współpracowników, dostawców,
• informowania i poprawy jakości naszych usług,
• wypełniania zobowiązań prawnych,
• tworzenia stron internetowych,
• wysyłania newsletterów,
• realizacji działań reklamowych,
• zbierania i analizowania statystyk.

Jakie dane są przetwarzane:
Zbierane dane zawsze są proporcjonalne do celu zawodowego. Mogą to być dane ogólne lub wrażliwe, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, płeć, adres, numer telefonu, data urodzenia, narodowość, zawód, numer AVS, dane płacowe, dane dotyczące majątku, nieruchomości, księgowości, podatków.

W zależności od typu mandatu, przetwarzamy również dane osobowe związane ze zdrowiem, religią, postępowaniami sądowymi i upadłościami. Dane te są przetwarzane w ramach naszych usług. Są to głównie dane naszych klientów, ale mogą także dotyczyć osób trzecich, takich jak osoby kontaktowe lub osoby związane umową z naszymi klientami. Nasi klienci mogą odnosić się do niniejszej deklaracji, ale muszą podjąć odpowiednie kroki, aby przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych.

W ramach naszych działań komunikacyjnych, możemy również mieć dostęp do zdjęć i filmów.

Skąd pochodzą przetwarzane dane:
Zasadniczo dane są przekazywane i udostępniane bezpośrednio przez naszych klientów, ale mogą również pochodzić od organów lub stron trzecich.

Dane związane z komunikacją:
Spotkania online, które organizujemy, są przeprowadzane głównie za pomocą rozwiązań takich jak Microsoft Teams lub Zoom. W przypadku komunikacji telefonicznej, e-mailowej, za pośrednictwem rozwiązania do współpracy lub czatu, możemy przetwarzać następujące dane osobowe:

• dane kontaktowe i podstawowe,
• dane związane z komunikacją, takie jak godzina i czas trwania komunikacji,
• nagrania wideokonferencji, jeśli to konieczne.

Przetwarzamy te dane osobowe w celu świadczenia i doskonalenia naszych usług.

Pracownicy:
Następujące dane są przetwarzane w ramach zarządzania personelem i służą realizacji umowy o pracę. Zasadniczo są one dostarczane przez pracowników:

• dane kontaktowe i podstawowe,
• dane dotyczące ubezpieczeń społecznych,
• stan cywilny i informacje o dzieciach,
• data zatrudnienia, funkcja, wynagrodzenie, umowa o pracę,
• list motywacyjny, CV, świadectwa pracy, dyplomy, oceny z rozmów rekrutacyjnych, referencje,
• dane bankowe,
• jeśli dotyczy opodatkowania u źródła: wyznanie, zezwolenie na pobyt, informacje o innych działalnościach zawodowych, dochody z kompensacji,
• rejestracja czasu pracy i urlopów,
• informacje o chorobach, wypadkach, urlopach macierzyńskich lub ojcowskich, służbie wojskowej lub ochronie cywilnej,
• wyciągi z rejestru karnego i rejestru egzekucji.

Akta aplikacyjne, które nie kończą się zatrudnieniem, są usuwane po zakończeniu procesu rekrutacji, chyba że uzyskano zgodę na ich przechowywanie.

Dostawcy i inni:
Przetwarzamy następujące dane osobowe partnerów biznesowych w ramach zobowiązań:

• dane kontaktowe i podstawowe,
• dane bankowe,
• informacje umowne: odpowiedzialni pracownicy, doradcy, usługi.

Zastosowanie mają okresy przechowywania określone przepisami prawa handlowego i podatkowego.

Strona internetowa i pliki dziennika:
Nasza strona internetowa może być używana bez formalnej rejestracji, ale serwer może zbierać informacje o użytkowniku przy każdej wizycie. Są one tymczasowo przechowywane w plikach dziennika serwera. Jednak nie jest możliwe przypisanie tych informacji do konkretnej osoby. Pliki dziennika zawierają następujące informacje:

• data, godzina dostępu i ilość danych,
• używana przeglądarka i system operacyjny,
• nazwa domeny dostawcy,
• strona źródłowa,
• zapytanie wyszukiwania,
• adres IP.

Zbieranie tych danych jest niezbędne do zapewnienia stabilności i bezpieczeństwa strony internetowej, a dane te są wykorzystywane do analizy korzystania ze strony i jej poprawy.

Cookies:
Strona internetowa może korzystać z plików cookies i podobnych technologii, aby poprawić nawigację po stronie. Są to pliki tekstowe, które są zapisywane na Twoim komputerze i pozwalają analizować użycie strony. Ułatwiają one prezentację naszej strony internetowej i pomagają w nawigacji po niej. Cookies zbierają dane takie jak:

• adres IP,
• strona internetowa, z której nas odwiedzasz,
• typ urządzenia używanego.

Bezpieczeństwo i roszczenia:
Dane osobowe mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i dochodzenia roszczeń, a w tym celu mogą być przekazywane stronom trzecim, takim jak sądy lub organy.

Okres przechowywania:
Dane osobowe są przechowywane tak długo, jak są potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, przez okresy przechowywania określone przepisami prawa lub umowy, oraz tak długo, jak istnieje ważny interes w ich przechowywaniu. Dane są następnie usuwane.

Bezpieczeństwo danych:
Podejmowane są odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed nieautoryzowanym dostępem i nadużyciem. Środki te obejmują rozwiązania zabezpieczeń komputerowych i sieciowych, ograniczenia dostępu, szyfrowanie nośników danych i ich transmisji, instrukcje, szkolenia i kontrole.

Dane są przechowywane w aplikacjach i oprogramowaniach, które wykorzystujemy. Dane są zazwyczaj przechowywane na serwerach znajdujących się w Szwajcarii. W szczególnych przypadkach i przy użyciu niektórych aplikacji (Teams, Zoom), dane mogą być przechowywane za granicą, w takim przypadku należy odwołać się do zasad określonych przez twórców tych aplikacji.

Jeśli strony trzecie mają dostęp do naszych danych, podejmowane są szczególne środki, które są regulowane przez umowę o podwykonawstwo.

Media społecznościowe:
Mogą być oferowane przyciski do udostępniania treści za pomocą wtyczek społecznościowych stron trzecich (LinkedIn, Twitter). Udostępnianie treści w mediach społecznościowych przekazuje dane odpowiednim dostawcom. Wtyczki są identyfikowane przez logo lub nazwę dostawcy.

Przekazywanie i transfer danych:
W ramach naszych usług możemy, za Twoją zgodą, przekazywać dane osobowe stronom trzecim, jeśli jest to konieczne do świadczenia danej usługi, realizacji celu umowy lub ochrony naszego uzasadnionego interesu, lub jeśli jesteśmy do tego zobowiązani przez prawo.

Prawo do informacji:
Każda osoba ma prawo do uzyskania informacji o danych, które jej dotyczą, oraz o ich źródle, odbiorcach i celu zbierania i przetwarzania tych danych. Istnieje również prawo do żądania korekty, blokowania, usuwania i przenoszenia danych.

Odpowiedzialność i kontakt:
Jesteśmy odpowiedzialni za przetwarzanie danych zgodnie z niniejszą deklaracją ochrony danych, chyba że postanowiono inaczej. Zapytania dotyczące ochrony danych można wysyłać pocztą na adres:
SCHALLER & Cie Fiduciaire Sàrl,
Avenue Théodore-Weber 34, 1208 Genewa,
lub e-mailem: contact@schaller-ge.ch